פירוט סוגי המסמכים

ע״פ חוק, חובה להנפיק קבלה (או חשבונית מס-קבלה) מיידית בעת קבלת תשלום.
לכן אם קיבלתם תשלום, ולא משנה אם זה במזומן, צ'ק, אשראי או העברה – אתם צריכים להוציא קבלה.
אם קיבלתם תשלום דחוי, את הקבלה מוציאים על התאריך בו קיבלתם את התשלום ובתאריך התקבול מציינים את המועד שבו התשלום אמור להגיע אליכם.

קבלה היא המסמך החשבונאי הרשמי היחיד שעוסקים פטורים מפיקים.

חשבונית מס היא דרישת תשלום הנשלחת ללקוחות על ידי עוסקים מורשים, חברות בע״מ, חברות פרטיות, וחברות מסוג שותפות (תזכורת, עוסקים פטורים לא מוציא חשבונית מס ובחשבון שלהם אצלנו גם לא יופיעו המסמכים האלה).
חשוב לדעת שעל-סמך חשבונית המס אתם משלמים מע"מ ומשלמים את המקדמות למס-הכנסה. ברגע שמוציאים חשבונית מס, למעשה משלמים כבר את המע"מ על אותה עסקה – גם אם עדיין לא קיבלתם את התשלום בפועל. מסיבה זו, ההמלצה שלנו (ושל רואי החשבון) היא לעבוד עם חשבון עסקה ורק עם קבלת התשלום – להפיק חשבונית מס-קבלה.

חשבונית מס היא דרישת התשלום הנשלחת ללקוח. קבלה, היא המסמך שמאשר את קבלת התשלום. כשמחברים את שני המסמכים יחד, מקבלים חשבונית מס-קבלה – מסמך שמאחד את שניהם ועושה את החיים פשוטים יותר.
אפשר להפיק חשבונית מס-קבלה רק כאשר מתקבל התשלום ואם שלחתם ללקוחות חשבון עסקה לפני קבלת התשלום – זה בעצם יהיה המסמך החשבונאי היחיד ששלחתם ורק על בסיסו תשלמו מיסים – מע"מ ומקדמות.
כלומר, התשלום של המקדמות והמע״מ יהיה אחרי שהתקבול כבר הגיע אליכם.

אם טעיתם בסכום חשבונית המס, הלקוחות התחרטו או שאתם צריכים להקטין את סכום החיוב מסיבה כזאת או אחרת – חשבונית זיכוי היא הפתרון.
כדי לבטל חשבונית המס, הפיקו חשבונית זיכוי כנגדה ובמידת הצורך, אין שום בעיה להפיק חשבונית מס חדשה ומתוקנת.
להסבר המלא על ביטול חשבונית מס באמצעות חשבונית זיכוי, לחצו כאן.

חשבון עסקה הוא מסמך לא חשבונאי ובו אתם מבקשים מהלקוחות את התשלום. גם עוסקים פטורים וגם מורשים יכולים להפיק את המסמך הזה. לעוסקים מורשים יש גם אפשרות להוציא חשבונית-מס במקום חשבון עסקה ולעוסקים פטורים זו בעצם הדרך היחידה לבקש בצורה רשמית תשלום.
את חשבון העסקה שולחים כדי שהלקוחות ידעו מה התשלום שהם צריכים להעביר לכם, ואחרי שמקבלים את התשלום מפיקים קבלה.

הצעת מחיר היא הבסיס ההתחלתי למערכת היחסים עם הלקוח. מרגע הסכמת הלקוח לתנאי המסמך הזה נוצר עימו החוזה בו הוסכם על העלות עבור השירות או המוצר, תנאי התשלום, מועדו וכו'.

יש תחומי עיסוק שמחוייבים לפי חוק לנהל ספר הזמנות, לדוגמא: יהלומנים, קבלנים או טכנאי שיניים.
ספר ההזמנות יעזור לכם לתעד ולעקוב אחרי ההזמנות – כמובן שגם עסקים שלא ברשימה מוזמנים להפיק מסמכי הזמנה למען הסדר הטוב וכדי לבצע מעקב עם עצמכם ועם הלקוחות על הזמנות שבוצעו, רגע לפני שמגיעים למשלוח של המוצר או לתשלום.

כאשר שולחים סחורה ללקוחות צריך ללוות אותה בחשבונית מס או בתעודת משלוח, לפי חוק ניהול הספרים.בתעודת המשלוח מפרטים את הכמויות ואת הפריטים נשלחו.
לתעודת המשלוח יש יתרון ברור בהתקשרות שלכם עם הלקוח: כאשר המובילים מוסרים את הסחורה ללקוחות הם נותנים להם את מסמך המקור. זה מהווה סוג של אישור על מה הלקוחות קיבלו, אחרי שמחתימים אותם על ההעתק של התעודה. את ההעתק מחזירים לבית העסק ושם שומרים אותו למקרה של חילוקי דעות עם הלקוח על מה נמסר לו.
חוץ מעוסקים פטורים שלא מפיקים חשבוניות מס, כל שאר סוגי העוסקים יכולים לצרף למשלוח חשבונית במקום תעודת משלוח. בתעודת המשלוח יופיעו פרטים דומים לאלה המופיעים בחשבונית – פרטי העסק, תאריך, פרטי הלקוחות וחתימה של השולח ומקבל המשלוח.